با در نظر گرفتن این نکته که اقدام پزشکی در جایی صورت می گیرد که بیمار قرار دارد (اورژانس ، بخش درمانی ، مراقبت در منزل). همچنین بدون در نظر گرفتن محلی که ارائه کننده خدمت قرار دارد و با صرف نظر از سطح ارائه خدمت و نیز صرف نظر از کاغذی یا کامپیوتری بودن مدارک پزشکی، هر گونه اقدام بایستی مستند گردد. پزشک مراجعه کننده ممکن است از طریق جاده و یا از طریق خطوط ارتباط از راه دور به نزد بیمار مراجعت کرده باشد. بنابرین مرکز فراهم کننده مشاوره از راه دور مسئول تولید مدارک پزشکی برای بیمار می باشد. در این مدل مدارک پزشکی از راه دور به طریق زیر ایجاد می شود:
بیمار در مرکز اصلی پذیرفته می شود. این پذیرش همراه با گردآوری اطلاعات دموگرافیکی و مالی بیمار، تشخیص اولیه و سایر اطلاعاتی است که بایستی در مرحله پذیرش اخذ گردد.
در مرکز اصلی شماره شناسایی به بیمار داده می شود که مبنای بایگانی پرونده بیمار می باشد.
رضایت نامه مربوطه اخذ می گردد
مرکز اصلی زمان ارتباط با پزشک متخصص همکار در برنامه پزشکی از راه دور را تعیین می نماید.
مرکز اصلی کلیه اطلاعاتی را که پزشک متخصص مشاور ممکن است جهت تشخیص یا درمان بیمار نیاز داشته باشد را گردآوری می نماید. این موارد ممکن است شامل موارد تاریخچه و معاینات فیزیکی، نتایج آزمایشگاهی، مدارک درمانهای قبلی و یا خلاصه اطلاعات مربوط به مراقبت های بستری و یا سرپایی بیمار باشد. این اطلاعات بایستی از طریق فاکس، پست و یا کامپیوتر قبل از تعیین قرار قبلی به پزشک متخصص مربوطه ارسال شود.
پس از اینکه مشاوره از راه دور تکمیل گردید پزشک متخصص مشاور، گزارش مشاوره اصلی را به مرکز اصلی ارسال می نماید. این مدرک در پرونده مدارک پزشکی از راه دور در مرکز اصلی بایگانی می گردد.
با تعیین مرکز اصلی جهت تولید و نگهداری مدارک پزشکی از راه دور مشکل دو تا شدن اطلاعات و ابهام در مسئولیت حفاظت اطلاعات بر طرف می گردد.
موضوع بعدی در خصوص موارد قانونی مربوط به مدارک ضبط شده روی نوار در موارد کنفرانس از راه دور (teleconferance) می باشد. در چنین مواردی نوار ویدیویی بایستی به عنوان بخشی از پرونده بیمار در مرکز اصلی نگهداری گردد. اگرچه در خصوص استناد به نوار در موارد قانونی ، هنوز ابهام هایی وجود دارد.
در نهایت با توجه به مزایای پزشکی از راه دور و توسعه روزافزون آن، مسائل قانونی از قبیل محرمانه بودن، مسئولیت، اجازه و اعتبار در خصوص مدارک پزشکی از راه دور بوجود آمده است که نیازمند تدوین قوانین و دستور العمل های جدید در این زمینه می باشد. در این خصوص مدل "مستندسازی مدارک پزشکی از راه دور" ارائه شده توسط هوستن، به عنوان یک راهنما و چارچوب در این زمینه مطرح گردیده است که جزو اولین قدمها در این زمینه بشمار می رود و جوابگوی رفع برخی از مشکلات قانونی مدارک پزشکی از راه دور می باشد .